Когда компания сдает деньги в банк для зачисления на расчетный счет через инкассаторов, то они, принимая наличные, не ставят свои подписи в расчетно-кассовом ордере (РКО). А если организация не пользуется услугами инкассаторских служб и наличные отвозит в банк один из ее работников? Как в такой ситуации оформить РКО при выдаче денег из кассы? Должны ли там быть Ф.И.О., паспортные данные и подпись этого сотрудника? В разных организациях к решению этого вопроса подходят по-разному.Рассмотрим часто применяемые способы и решим, какими можно пользоваться, а какими – нежелательно.
Способ 1. Неправильный и опасный: в РКО вообще нет упоминания о физлице, которое отвозит деньги
При таком способе строка «Выдать» остается пустой или же в ней указано название кредитной организации. В строке «Основание» пишут: «Для зачисления на расчетный счет в таком-то банке». По возвращении работника к РКО прикалывают квитанцию банка к объявлению на взнос наличными и указывают ее реквизиты в строке «Приложение».
Обычно бухгалтеры объясняют этот подход тем, что указывают в ордере проводку «Дебет 51 – Кредит 50». Она, по их мнению, не предполагает составления РКО на физлицо. То есть бухгалтеры считают, что деньги по такому ордеру выданы сразу банку, а подпись получателя заменяет приложенная квитанция кредитной организации.
Данный способ неправильный, поскольку нарушаются следующие правила составления РКО и выдачи денег из кассы.
Во-первых, в РКО должны быть указаны Ф.И.О. и паспортные данные человека, которому выданы деньги, а также должна стоять его подпись. Это требование не только п. 4.2 Положения о порядке ведения кассовых операций (утв. ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, далее – Положение), но и п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь данный ордер – это первичный документ.
Во-вторых, кассир не имеет права выдавать деньги до тех пор, пока получатель не поставит свою подпись и не напишет сумму прописью (п. 4.3 Положения).
В-третьих, РКО должен быть полностью оформлен (в том числе иметь все приложения) уже на момент выдачи денег из кассы (п. 4.2 Положения, п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это значит, что реквизиты квитанции банка в строке «Приложение» в ордере не могут служить заменой подписи получателя. Ведь квитанция появляется позже – когда банк примет денежные средства.
Поясним, чем опасен описанный способ.
Если все деньги или их часть по каким-то причинам не доедут до банка, под подозрением оказывается кассир. Ведь работник может утверждать, что получил от кассира меньше, чем указано в РКО, или вообще ничего не получал (всякое бывает). В такой ситуации доказать обратное кассиру будет нечем, поскольку в получении наличных из кассы никто не расписывался.
Злоупотребления также могут быть и со стороны самого кассира, который составит РКО на сумму большую, чем выдал работнику.
Этот способ безопасен только в одном случае – если деньги везет в банк сам кассир. Тогда при помощи РКО действительно оформляется не операция выдачи денег из кассы работнику, а операция сдачи денег банку для зачисления на расчетный счет.
Если кассиров несколько, то передача денег от старшего кассира тому, который отвозит деньги в банк, оформляется записью в книге учета по форме № КО-5.
Способ 2. Неправильный, но безвредный: работнику, который должен сдать деньги из кассы в банк, они выдаются под отчет
По возвращении из кредитной организации работник составляет авансовый отчет (АО) и прикладывает к нему в качестве подтверждающего документа квитанцию к объявлению на взнос наличными (в ней есть Ф.И.О. человека, от которого приняты деньги).
В РКО указывают проводку «Дебет 71 – Кредит 50», а на дату зачисления денег на счет делают запись «Дебет 51 – Кредит 71».
Бухгалтеры, которые применяют такой способ, используют следующие аргументы.
Если работнику из кассы выданы деньги для передачи кому-либо, то он обязан по ним отчитаться. А как это сделать? Есть привычный способ – АО, который предполагает, что ранее наличные были выданы под отчет.
Однако данный подход – неверный. Деньги под отчет выдают работникам только на расходы – то есть для расчетов с третьими лицами за приобретаемые для компании товары (работы, услуги) (п. 4.1 Положения). А при сдаче наличных в банк деньги не расходуются. Они остаются у организации, просто меняя свое место нахождения с кассы на расчетный счет.
Поэтому аргумент, что по любой полученной из кассы сумме работник является подотчетником (кроме зарплаты и прочих выплат самому сотруднику), неверный.
Вместе с тем способ безвредный. Штрафа за ошибочное оформление выданных денег, как находящихся под отчетом, нет. Факт передачи определенной суммы из кассы работнику зафиксирован. И если с наличными по дороге в банк что-то случится, разбираться будут именно с этим сотрудником.
Способ 3. Предпочтительный: в РКО есть данные и подпись работника без оформления выдачи денег под отчет
В организации должно быть лицо, специально уполномоченное сдавать деньги в банк. Оно назначается распоряжением руководителя.
Теперь о проводке, которую нужно поставить в РКО. В зависимости от обстоятельств есть два варианта.
1) Дебет 51 – Кредит 50. Запись допустима, если есть уверенность, что деньги банк примет в тот же день. Дата приема – дата на квитанции к объявлению на взнос наличными. Основание для проводки – РКО и квитанция кредитной организации.
2) Если есть вероятность, что работник сдаст деньги в банк лишь на следующий день (например, он вечером объезжает несколько принадлежащих фирме точек продаж и может не успеть в банк до его закрытия), то лучше делать проводку «Дебет 57 – Кредит 50». А когда деньги сданы в банк: «Дебет 51 – Кредит 57».
Этот вариант хорош еще и потому, что банк при приеме наличных может выявить фальшивые купюры и тогда указанная в расходном кассовом ордере при выдаче денег проводка «Дебет 51 – Кредит 50» окажется составленной на неверную сумму.
В заключение автор обращает внимание на то, как должен оформляться «расходник» на сдачу денег в банк у индивидуального предпринимателя. Если он сам ведет кассовые операции и передает наличные в банк, то подойдет и «обезличенный» РКО, то есть способ 1. А если что-то одно из этого делает его работник, нужно фиксировать передачу денег между ним и бизнесменом, то есть использовать способ 3.
CТАТЬЯ Мартынюк Н.А., эксперта по налогообложению
«Как составлять РКО на сдачу наличных в банк работником»
«Главная книга» № 14 2013
Все наличные денежные средства сверх установленного лимита в обязательном порядке должны храниться на счете в банке.
Организация может сдать денежные средства в банк следующими способами:
- Через ту организацию, которая входит в систему ЦБ РФ (к примеру, через инкассаторскую службу).
- Самостоятельно передав денежные средства в операционную кассу банковского учреждения.
Перечень должностных лиц, которые имеют право сдавать денежные средства в банк законом не установлен. Однако для организации более целесообразным будет вариант, при котором сдавать наличные в банк будет кассир, который несет материальную ответственность за сохранность вверенных ему денег. Согласно Положения ЦБ РФ от 29.01.2018 г. № 630-П , услуги по инкассации денежных средств могут оказывать кредитные организации.
Типовые проводки
Для того чтобы отразить сдачу в банк через кассира или же сотрудника, который его замещает, следует сделать следующую проводку:
Именно такой порядок проведения данной операции предусмотрен инструкцией к плану счетов (счета 57, 51, 50).
Оформление в бухгалтерии
Как оформить передачу денежных средств в банк документально? В независимости от того каким образом были сданы денежные средства в банк, нужно оформить расходный кассовый ордер, а также внести запись в кассовую книгу. В кассовом ордере, который оформляется при расходе денежных средств следует указать:
- В графе «Выдать» – ФИО того работника организации, который собственноручно собрал и передал сотрудникам службы инкассации банка наличность.
- В графе «Приложение» – следует указать номера и даты составления первичных документов.
В том случае, если денежные средства сдаются в кассу банковского учреждения, необходимо заполнить соответствующее объявление на взнос наличными.
Объявление на взнос наличными включает в себя 3 документа:
- Само объявление.
- Ордер.
- Квитанцию.
В том случае, если наличность сдается инкассаторам, то к их приезду уполномоченное лицо (кассир, старший кассир) должно подготовить денежные средства, которые необходимо положить в специальную сумку, выдаваемую банком и составить следующий перечень документов:
Уполномоченное лицо должно вложить ведомость непосредственно в банковскую сумку с наличностью. Далее, сумку следует опломбировать, так чтобы в процессе транспортировки ее нельзя было незаметно открыть. Сумка с наличностью и накладная должны будут быть переданы инкассатору.
Также уполномоченное лицо при передаче денежных средств должно будет заполнить специальную явочную карточку. Инкассатор при приемке сумки с наличностью должен будет подписать квитанцию, которая прилагается к сумке и оставить на ней оттиск штампа.
Данная квитанция остается в организации. Порядок действий уполномоченного лица предусмотрен в Положении ЦБ РФ от 29.01.2018 г. № 630-П В банковском учреждении кассир банка должен будет сверить ту сумму денежных средств, которую ему фактически передали из организации с суммой, которая указана в объявлении. В том случае, если суммы идентичны, то он подписывает все документы и передает сотруднику данной организации квитанцию.
В том же случае, если суммы не совпадают, то объявление на взнос придется оформить повторно с указанием фактической суммы, сданной в банк. Кассир банковского учреждения при повторном заполнении объявления должен будет перечеркнуть ошибочно составленное объявление на взнос и на обратной стороне квитанции оставить свою подпись с указанием фактически принятой им суммы. Правила повторного заполнения объявления прописаны в Положении ЦБ РФ от 29.01.2018 г. № 630-П
Если сотрудник банка при осмотре наличности обнаружил сомнительные купюры, то их он должен будет отправить на соответствующую экспертизу, а также должен будет составить следующий перечень документов:
- Ордер о передаче ценностей.
- Акт о вскрытии банковской сумки с наличностью и пересчета денежных средств.
- Справку о том, что сомнительные купюры были переданы на экспертизу (2 экземпляра).
Порядок действий при работе с сомнительными купюрами прописан в Положении ЦБ РФ от 29.01.2018 г. № 630-П. В том случае, если экспертиза подтвердит факт того, что купюра фальшивая, то в организацию должны будут передать акт о проведенной экспертизе.
Нюансы в вечернее время
Кассы, которые обслуживают своих клиентов после окончания операционного дня называются вечерними. Данные кассы осуществляют операции только по приему денежных средств. Время работы таких касс коммерческий банк устанавливает самостоятельно.
Приемка денежных средств осуществляется кассиром, его при этом контролирует бухгалтер-контролер или же деньги может принимать кассир самостоятельно, но при использовании специального контрольно-кассового аппарата. Денежные средства, принятые вечерней кассы обрабатываются в этот же день , для того чтобы уже на следующий день с утра их возможно было использовать для операций по кассе.
При передаче денег в вечернюю кассу банка, лицо вносящее данные денежные средства, должно будет заполнить соответствующее объявление и передать его контролеру. Далее, контролер должен будет осуществить сверку денежных средств отраженных в объявлении и фактически ему передаваемых и если все верно он подписывает документ.
После этого контролер должен произвести регистрацию суммы взноса в кассовом журнале по приходу, далее уже объявление будет передано непосредственно кассиру банка. Кассир банка после приема наличных должен будет подписать объявление, ордер и квитанцию и передать квитанцию с оттиском вечерней кассы своему клиенту.
Пошаговая инструкция как сдавать выручку:
- Сдать. Сама сдача должна производиться в соответствии с предписаниями финансовой службы. Кассир организации должен произвести отбор денежных средств выручки после получения приказа о сдаче выручки. При отборе вырученных средств кассир организации может оставить часть наличных с тем, чтобы далее производить денежные операции.
- Не сдавать. Согласно действующему Указанию ЦБ РФ, а именно абзацу 7 пункту 2 от 11.03.2014 № 3210-У юридические лица обязаны хранить денежные средства на счете в банке сверх того лимита, который был установлен «по кассе».
Размер лимита остатка денежных средств определяется согласно предписанию финансовой службы. Каких-либо иных указаний относительно обязательной передачи наличности из кассы организации в банковское учреждение не предусмотрено.
Из этого следует, что в случае, если в кассе организации находиться сумма меньше установленного лимита, то соответственно и сдавать денежные средства в банк не требуется.
Должен ли ИП на патенте сдавать наличные в банковское учреждение?
ИП, которые находятся на патенте имеют право не использовать в своей деятельности контрольно кассовые аппараты. Соответственно и денежные средства, полученные в результате осуществления своей деятельности в данном конкретном случае ИП имеют право не сдавать в банк.
Как не сдавать эти средства?
В том случае, если у организации не установлен лимит денежных средств, которые могут находиться в кассе на конец рабочего дня то данный лимит считается равным нулю соответственно избежать сдачи выручки в банк у такой организации не получиться.
Если же лимит по кассе установлен и торговая выручка, находящаяся в кассе, не превышает этот лимит, то организация имеет право не производить сдачу денежных средств в конце рабочего дня.
Внимание. Все, что свыше установленного лимита должно в обязательном порядке быть сдано в банк в конце рабочего дня.
Заключение
Хранить в кассе организации наличные денежные средства можно только в том случае, если сумма не превышает установленного лимита, в ином случае денежные средства организация должна сдать в банк в конце рабочего дня. Исключением из правил являются лишь субъекты малого бизнеса, которые имеют полное право не устанавливать лимит по кассе (Согласно пункту 2 Указания ЦБ РФ № 3210-У , и п.п. 1,4 Письма ФНС от 9 июля 2014 года № ЕД-4-2\13338).
Следует помнить, что только лишь субъекты малого бизнеса, которые не установили лимита по кассе имеют право хранить свою выручку в кассе в независимости от ее размера, остальные же субъекты предпринимательской деятельности обязаны сдавать денежные средства сверх установленного лимита в банк.
Расходный кассовый ордер - один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления каждой выдачи наличных денежных средств из кассы ИП или организации.
РКО формируется в одном экземпляре и подписывается:
Руководителем организации
Кассиром, главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - лицо, их заменяющее)
Получателем денежных средств
Оформленный расходный ордер остаётся в кассе. Но перед тем этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов ().
Исправления и помарки в РКО категорически не допускаются!
ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).
ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РАСХОДНОГО КАССОВОГО ОРДЕРА
(нажмите на это поле, чтобы появилась подробная информация)
Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.
Поле «Дата составления». Указываем дату выдачи денежных средств из кассы! И никак иначе. Дата указывается в формате - ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2018.
ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «ДЕБЕТ» (ИП его не заполняют):
Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается РКО.
Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денежных средств из кассы согласно плану счетов бухучёта, например:
51 – сдача денежных средств в банк для зачисления на р/с
60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками
70 – расчеты с персоналом по оплате труда
71 – расчеты с подотчётными лицами
73 – расчеты с персоналом по прочим операциям
75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов
Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).
Графа «Кредит. Указывается номер счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы организации. Обычно это счет 50.1 – «касса». ИП эту графу не заполняют.
Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, выдаваемая из кассы.
Графа «Код целевого назначения» . Указывается код назначения использования выбывших денежных средств. Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.
Строка «Выдать». Указывается в дательном падеже (кому?) ФИО физического лица или наименование организации, которому (ой) выдаются деньги.
Строка «Основание». Прописывается основание для выдачи денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Сдача наличных денежных средств в банк»; «Выдача наличных в подотчёт на хозяйственные расходы».
Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые выдаются из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.
Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых выдаются деньги (приказы, заявления, квитанции).
В следующих строках ставится подпись руководителя организации и главного бухгалтера (или другим уполномоченным на это лицом). Подпись руководителя в РКО необязательна при условии, если в прилагаемых к расходнику документах он дал разрешение на проведение операции.
Строка «Получил». Заполняется лицом, которому выдаются денежные средства из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк. Ниже ставится подпись получателя и дата получения денег.
При выдаче денег по расходному ордеру кассир требует предъявить документ (паспорт, военный билет, водительские права и др.), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке кассир записывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа.
Строка «Выдал кассир». Кассир ставит свою подпись с расшифровкой, НО только после выдачи денежных средств по РКО.
- Образцы заполнения РКО -
Выдача наличных денег в подотчёт (картинки увеличиваются)
Сдача денежных средств в банк
Несмотря на все большее распространение безналичных расчетов, в том числе по операциям с сотрудниками, в практике работы предприятия сохраняются ситуации, когда не обойтись без выдачи наличных денег из кассы. Такая важная операция подразумевает заполнение расходного кассового ордера (РКО). Кроме организаций, с РКО в последнее время столкнулись и многие индивидуальные предприниматели, особенно работающие с наличной выручкой.
Пути выбытия наличных
Заполнение расходного кассового ордера может производиться, например, в следующих случаях:
— при выдаче наличных в подотчет работникам предприятия на хозяйственные нужды и командировочные расходы;
— при выдаче займа работнику наличными;
— выплата заработной платы;
— сдача наличных в банк;
— возмещение работнику перерасхода по авансовому отчету и т.п.
Форма расходного кассового ордера
Вне зависимости от того, по каким основаниям выбывают наличные из кассы, их выдача оформляется расходным кассовым ордером (унифицированная форма № КО-2, по ОКУД 0310002). Форма бланка утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. №88.
Бланк расходного кассового ордера условно можно разделить на несколько частей:
— в верхней части бланка приводится наименование организации, коды, название документа «Расходный кассовый ордер», его номер и дата;
— табличная часть содержит информацию о корреспонденции счетов и сумме цифрами;
— под табличной частью располагается блок текстовой информации: кому выдаются наличные, основание (содержание операции), сумма прописью (соответствует сумме цифрами табличной части), приложение;
— в нижней части документа располагаются подписи: руководителя, главного бухгалтера. Здесь же при получении наличных лицо, которому они выдаются, пишет прописью сумму, ставит дату и подпись, а также указываются паспортные данные получателя. Все это заверяется подписью кассира.
Кому и зачем выдали
Под таблицей указывается, кому выдаются наличные, например:
— для зачисления на расчетный счет в ОАО «Альфа-банк» через кассира Волкову И.О.;
— Степанову Михаилу Никифоровичу (при выдаче подотчетному лицу);
— Ромашкину Петру Григорьевичу (при выдаче на командировку)
— Кошкину Александру Сергеевичу (выдача денежных средств предпринимателю на личные нужды) и т.д.
В строке «Основание» приводится содержание хозяйственной операции, например (в скобках приведены соответствующие проводки для табличной части документа):
— частичная сдача выручки от реализации товара (Д51-К50);
— аванс на закупку канцтоваров (Д71-К50);
— на командировочные расходы (Д71-К50);
— перерасход по командировке (Д71-К50);
— выдача заработной платы (Д70-К50);
— предпринимателю на личные нужды (Д84-К50)
Приложение:
— квитанция к объявлению на взнос наличными №12 от 19.01.2015 г.;
— заявление Степанова М.Н. от 19.01.2015 г. №2;
— приказ №7 от 19.01.2015 г.;
— авансовый отчет №1 от 19.01.2015 г.;
— расчетно-платежная ведомость от 19.01.2015 г. №2.
Обратите внимание, что при выдаче средств подотчетному лицу на хозяйственные нужды работник обязательно пишет заявление (форма произвольная, указывается сумма и цель выдачи). На заявлении руководитель ставит свою визу: Разрешаю в сумме … на срок …, подпись и дата.
Бланк расходного кассового ордера можно .
Образец заполнения РКО:
Процедура составления
Составленный бухгалтером и подписанный руководителем РКО поступает к кассиру, который выдает наличные:
— получателю, который указан в РКО по предъявленному им паспорту;
— доверенному лицу получателя по доверенности и его паспорту (другому документу, удостоверяющему личность).
Сначала кассир подготавливает сумму к выдаче, затем передает получателю РКО, в котором тот пишет сумму прописью, ставит дату и расписывается. Далее кассир пересчитывает подготовленную сумму к выдаче на глазах получателя и производит выдачу. Получатель самостоятельно пересчитывает наличные под наблюдением кассира. После выдачи кассир подписывает РКО.
Если деньги получены по доверенности, то она прикладывается к РКО.
При составлении РКО на сдачу наличных в банк есть одна особенность в процедуре составления. Если вы обратите внимание на образец заполнения РКО, приведенный выше, то увидите, что в Приложении мы должны записать номер и дату объявления на взнос наличными. Однако этот документ составляется в банке. Только в банке становится известен номер квитанции (которая является частью объявления).
Поэтому сначала перед поездкой в банк составляется первоначальный бланк РКО, без заполнения поля «Приложение». Кассир дописывает от руки сумму полученных наличных прописью, ставит дату и подпись. А по возвращению из банка с квитанцией документ дозаполняется.
Особенности у ИП
С 1 июня 2014 года вступило в силу Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Согласно этому Указанию для ведения кассовых документов ИП введен ряд упрощений.
ИП могут не составлять РКО на операции с собой:
— выдача денег на личные нужды ИП,
— выдача денег ИП из кассы для внесения на расчетный счет.
По-прежнему нужно составлять РКО на операции с прочими лицами, например:
— выдача денег подотчетному лицу,
— выплата заработной платы (или оплаты по договорам ГПХ) из кассы.
О том, как заполняется верный спутник РКО — приходный кассовый ордер, . Об особенностях заполнения кассовых документов для ИП . И не забудьте о лимите расчетов наличными — ь.
А вам приходилось проводить заполнение расходного кассового ордера? Возможно, у вас есть вопросы по этому документу? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
- Кто из посредников - платежный агент, а кто - нет, № 24
- Как правильно получать деньги от граждан через посредника, № 22
- Как за один заход поставить, перерегистрировать или снять с учета ККТ, № 22
- Кому и когда можно работать без ККТ, № 21
- Кассовый приход-расход по новым правилам, № 10
- Сколько наличных оставить в кассе, № 8
- Как налоговики теперь будут проверять ККТ и кассу, № 6
- За отсутствие кассовой комнаты привлекли в прошлом году, платить ли штраф в этом?, № 4
- Свободная касса: стало ли проще работать с наличными, № 1 2011 г.
Как составлять рко на сдачу наличных в банк работником
В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»). В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк. Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново). В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2016). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.
Расходный кассовый ордер (форма ко-2)
Объявление на взнос наличными, бланк, скачать Word-формат Скачать Образец заполнения объявления на взнос наличными 2018 года Рассмотрим в виде таблицы, как заполнить объявление на взнос наличными. Наименование поля Разъяснения Дата Указываем дату передачи наличности в банк. От кого Прописываем ФИО сотрудника, который фактически вносит денежные средства на р/счет.
Помним, что на этого сотрудника должна быть оформлена доверенность в банке. Получатель Полное наименование организации, на счет которой вносим наличность. ИНН Указываем идентификационный номер налогоплательщика - бюджетной организации Счет № Значения полей идентичны, прописываем номер расчетного счета, на который вносим деньги.
Кредит счета № Для зачисления на счет Наименование банка-вносителя, БИК Пишем наименование и БИК отделения банка (кредитной организации), через кассу которого проводим сдачу средств.
Пример заполнения расходного кассового ордера при сдаче наличных денег в банк
Обычно бухгалтеры объясняют это тем, что указывают в ордере проводку Дт счета 51 – Кт счета 50, а она, по их мнению, не предполагает составления РКО на физлицо. То есть они считают, что деньги по такому РКО выданы сразу банку, а подпись получателя заменяет приложенная к ордеру квитанция банка. Что неправильно. Нарушены следующие правила составления РКО и правила выдачи денег из кассы.
Во-первых, в РКО должны быть указаны ф. и. о. и паспортные данные человека, которому выданы деньги, и должна стоять его подпись. Это требование не только Положения о порядке ведения кассовых операцийп. 4.2 Положения, утв. ЦБ от 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение), но и Закона о бухучетеп. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Ведь РКО - первичный документ. Во-вторых, кассир не имеет права выдавать деньги до тех пор, пока получатель не поставит свою подпись и не напишет сумму прописьюп. 4.3 Положения.
Указываются прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых выдаются деньги (приказы, заявления, квитанции). В следующих строках ставится подпись руководителя организации и главного бухгалтера (или другим уполномоченным на это лицом). Подпись руководителя в РКО необязательна при условии, если в прилагаемых к расходнику документах он дал разрешение на проведение операции.
Строка «Получил». Заполняется лицом, которому выдаются денежные средства из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.
Ниже ставится подпись получателя и дата получения денег. При выдаче денег по расходному ордеру кассир требует предъявить документ (паспорт, военный билет, водительские права и др.), удостоверяющий личность получателя.
Пример заполнения объявления на взнос наличными
Инфо
Графа «Код целевого назначения». Указывается код назначения использования выбывших денежных средств. Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования. Строка «Выдать». Указывается в дательном падеже (кому?) ФИО физического лица или наименование организации, которому (ой) выдаются деньги.
Строка «Основание». Прописывается основание для выдачи денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Сдача наличных денежных средств в банк»; «Выдача наличных в подотчёт на хозяйственные расходы». Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые выдаются из кассы.
При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк. Строка «Приложение».
Расходный кассовый ордер (форма ко-2) в 2017 году
- Правила обращения с фальшивыми деньгами, № 24
- Что будет за отсутствие «подотчетных» заявлений, № 24
- Резервная ККТ: проблемы применения, № 24
- Касса - вопросов масса! Часть II, № 23
- Все ли ОП должны вести кассовую книгу, № 23
- Как оприходовать вчерашнюю выручку, № 23
- Касса - вопросов масса! Часть I, № 22
- Как вести кассовые книги при наличии ОП, № 22
- Как составлять РКО на сдачу наличных в банк работником, № 14
- Хочу все знать: тест по кассе, № 13
- Как выдать и оформить разменный фонд для кассира, № 11
- Кассовые «можно» и «нельзя», № 2 2012 г.
Ни одна организация не вправе хранить наличность в кассе сверх лимита, который устанавливается расчетным способом. Порядок определен в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Исключением являются дни выплаты заработной платы, пособий или стипендий.
Внимание
Если в кассе компании на конец рабочего дня установлено превышение лимита, то разницу (деньги по факту минус лимит) нужно сдать в банк или кредитную организацию, в которой открыт расчетный счет. Если нарушить установленный порядок ведения кассовых операций, организацию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 рублей, а ответственного работника - от 4 000 до 5 000 рублей (15.1 КоАП). Операцию по взносу наличности нужно оформить специальным документом, и вместе с ним отвезти наличности в банк.
Образец расходного кассового ордера на взнос наличными в банк
- Расчет лимита кассы: копейка в копейку, № 15
- БСО: когда, зачем и почему, № 14
- Скоро кассовый чек будет приходить на мобильный телефон, № 12 2015 г.
- Наводим порядок в кассе и наличных расчетах, № 17
- «Чужаки» в зарплатной ведомости, № 16
- Как оформить РКО при выдаче зарплаты наличными, № 12
- Касса: продолжаем осваивать новые правила, № 18
- Поставщик пришел за наличными: выдаем деньги правильно, № 18
- Ведем кассу по новым правилам, № 17
- Что, кому и как теперь можно выдать наличными, № 14
- Касса: формы - прежние, правила ведения - новые, № 12
- По выручке или по расходам: выбираем формулу кассового лимита, № 8
- Вмененщик оказывает услуги населению: выдаем БСО или чек ККТ?, № 5
- Новый кассовый порядок: проще, но не для всех, № 2
2013 г.
Блок «Дебет»: В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк). В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:
- 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
- 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
- 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
- 71 – расчеты с подотчётными лицами;
- 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
- 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.
Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.
И если с наличными по дороге в банк что-то случится, разбираться будут с тем, с кем надо. СПОСОБ 3. Предпочтительный. В РКО есть данные и подпись работника без оформления выдачи денег под отчет В организации должно быть лицо, специально уполномоченное сдавать деньги в банк. Оно назначается распоряжением руководителяп. 1.5 Положения.
ПРЕДУПРЕЖДАЕМ КАССИРА Любая передача наличных из рук в руки внутри организации должна быть документально оформлена с указанием ф. и. о. получателя денег и его подписью. Обезличенные документы на движение наличных могут привести к злоупотреблениям. Теперь о проводке, которую нужно поставить в РКО. В зависимости от обстоятельств есть два варианта.
ВАРИАНТ 1. Дт счета 51 – Кт счета 50. Она допустима в составленном на работника РКО, если есть уверенность, что деньги банк примет в тот же день. Дата приема - дата на квитанции к объявлению на взнос наличными.
